Подготовка ответа на запрос и направление его заявителю

При консультировании по телефону или личном обращении заявителя сотрудник Учреждения, осуществляющее консультирование, должен принять все необходимые меры для дачи полного ответа на поставленные вопросы, а в случае необходимости – с привлечением других специалистов Учреждения.

В конце информирования сотрудник, осуществляющий прием и консультирование, должен кратко подвести итог разговора и перечислить действия, которые надо предпринимать (кто именно, когда и что должен сделать).

При рассмотрении письменного заявления исполнитель обеспечивает своевременное рассмотрение письменного заявления, готовит проект ответа на письменное заявление и не позднее 3 дней до истечения отведенного для дачи ответа срока в порядке делопроизводства представляет ответ на подпись руководителю Учреждения. Руководитель Учреждения в случае согласия с проектом ответа подписывает его, при несогласии – возвращает исполнителю на доработку с указанием конкретных причин. После доработки проект ответа повторно направляется исполнителем руководителю Учреждения на согласование. Исполнитель регистрирует подписанный руководителем Учреждения ответ в журнале исходящей корреспонденции и передает для направления заявителю в установленном порядке.